Odpowiednia organizacja biura wymaga często zastosowania specjalistycznego sprzętu. W osiągnięciu wysokiej wydajności pracy mogą przykładowo pomóc szafy kartotekowe, upraszczające dostęp do akt oraz zawartych w nich danych. Co warto wiedzieć o tym rozwiązaniu?
Szafy kartotekowe – podstawowe informacje
Szafki kartotekowe są typem sprzętu, służącego do przechowywania akt, zapewniającym łatwy dostęp do dokumentów oraz możliwość szybkiego ich wyszukania. Jest to niezwykle cenne zwłaszcza w sytuacji, w której nie ma możliwości posłużenia się danymi w formie cyfrowej (na przykład ze względu na konieczność, podyktowaną wymogami prawa, sporządzanie pewnych dokumentów w formie pisemnej).
Rozwiązanie takie świetnie sprawdzi się na przykład w placówkach służby zdrowia. Szafy kartotekowe dobrej jakości, wyprodukowane przez specjalistyczne firmy – takie jak na przykład Gaudia – zapewniają szybki dostęp do dokumentacji medycznej i pozwalają znacząco skrócić czas obsługi pacjenta.
Również w tradycyjnych biurach szafki kartotekowe świetnie zdają egzamin. Ich zastosowanie pomaga w organizacji dokumentacji w wielu działach firmy, zwłaszcza tam, gdzie jej przechowywanie i udostępnianie wiąże się z operacjami na dużej liczbie akt. Dzięki swojej wysokiej pojemności szafy tego typu pozwalają na magazynowanie naprawdę wielkich mas dokumentacji, a ich sprawna obsługa jest możliwa dzięki zastosowaniu wysuwanych szuflad. Jednocześnie akta są zabezpieczone przed wypadaniem, co może zdarzyć się w przypadku typowych szaf, w których dokumenty spoczywają ułożone w stosach. Dzięki rozwiązaniom, stosowanym w szafkach kartotekowych, zwiększa się więc poziom ochrony danych, zawartych w dokumentacji.
Warto również zwrócić uwagę na zalety tego typu mebli biurowych w kontekście oszczędności czasu. Dzięki sprawnemu wyszukiwaniu dokumentów możliwe jest szybsze uzyskanie potrzebnych akt, a co za tym idzie – osiągnięcie wyższej wydajności pracowników. W przypadku, gdy dokumenty potrzebne są w procesie obsługi klienta (jak na przykład we wspomnianej już placówce medycznej), efektem zastosowania nowoczesnych rozwiązań do przechowywania akt może być zwiększone zadowolenie osób korzystających z naszych usług. Oba opisane czynniki mają w długim okresie wpływ na rentowność działalności, szafy kartotekowe mogą być więc rozpatrywane jako inwestycja, która zwróci się w krótkim czasie.
Rodzaje szafek kartotekowych
Szafy kartotekowe są rozwiązaniem, które sprawdzi się w wielu miejscach, jednak na rynku można spotkać rozmaite rodzaje tego wyposażenia biurowego. Różne kształty i rozmiary pozwalają na dobranie właściwego modelu do konkretnego zastosowania, a liczne warianty kolorystyczne pozwalają na dopasowanie ich do każdego praktycznie wnętrza.
W wielu wypadkach można również zamówić produkty, łączące część, służącą do przechowywania kartotek, z tradycyjnymi szafkami biurowymi. Można również wybierać spośród kilku typów materiałów z których sprzęt ten jest wykonany – warto jednak postawić na szafki kartotekowe o dużej trwałości, wykonane z metalu. Rozwiązanie takie pozwala również uzyskać wysoki poziom ochrony dokumentów przed zniszczeniem, a utrzymanie czystości podobnych mebli jest stosunkowo łatwe. Zaletą jest również ich trwałość – jest to więc również inwestycja, która pozwoli nam na uzyskanie odpowiedniej organizacji dokumentacji przez długie lata.